Wie richte ich automatische Benachrichtigungen ein?

Mit dem Versionsstand 15/2018 wurde in 1-wtp eine Nachrichtenzentrale mit der Möglichkeit zu Erstellung automatischer Nachrichten eingeführt.

Anzeige der Nachrichten:
In Ihrem Menü finden Sie das Symbol einer Sprechblase zum Aufruf der Nachrichtenzentrale:

Befinden sich ungelesene Nachrichten in Ihrer Nachrichtenzentrale, so wird die Zahl der ungelesenen Nachrichten als Zahl in einem roten Kreis angezeigt. Ein Klick auf diese Sprechblase zeigt die Nachrichtenvorschau an:

In der Nachrichtenzentrale sehen Sie die Vorschau der aktuell ungelesenen Nachrichten. Um eine Nachricht als gelesen zu markieren und damit aus der Liste zu entfernen, klicken Sie auf das „X“. Durch Klick auf die Nachricht sehen Sie die Details der Nachricht mit weiteren Informationen:

Durch Klick auf das Datum der Nachricht wechseln Sie direkt in den entsprechenden Tag und zeigen den Termin an.

Ein Klick auf „Alle Anzeigen“ zeigt Ihnen eine Übersicht aller, auch der gelesenen Nachrichten an:

Einrichtung automatischer Benachrichtigungen:

Durch Klick auf das Zahnradsymbol gelangen Sie in die Einstellungen für automatische Benachrichtigungen:

Hier können Sie zu unterschiedlichen Bereichen nach verschiedenen Kriterien Benachrichtigungen anlegen. Die Benachrichtigungen werden für den aktuell angemeldeten Benutzer angewendet. Benutzer mit Administratorrechten können auch Benachrichtigungen für andere Benutzer verwalten. In dieser Dokumentation werden am Beispiel einer Benachrichtigung die möglichen Einstellungen erläutert.

Die folgende Ansicht zeigt eine Benachrichtigung, die über Termine für den Serviceberater „Kalle Annahme“ informiert:


In dieser Ansicht ist die Option „Sofort benachrichtigen“ gewählt. Sobald ein Termin für den Serviceberater „Kalle Annahme“ angelegt wurde, erhalten Sie umgehend eine Nachricht. Dabei ist unerheblich, für wann dieser Termin angelegt wurde.

 


In dieser Ansicht ist die Option „Zu einer bestimmten Zeit informieren“ gewählt. In dem hier gezeigten Beispiel erhalten Sie am Vortag um 16.00 Uhr eine Sammelbenachrichtigung mit einer Auflistung sämtlicher Termine des Serviceberaters „Kalle Annahme“.

Die Zahl der Tage, die zwischen Benachrichtigung und Ereignis liegen und die Uhrzeit können Sie frei wählen. Fällt der Zeitpunkt der Benachrichtigung auf einen Samstag oder Sonntag, erfolgt die Benachrichtigung bereits am Freitag. Fällt der Zeitpunkt der Benachrichtigung auf einen Feiertag, erfolgt die Benachrichtigung am davor liegenden Werktag.

 

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Lassen sich Werkstatt-Termine ohne Datum anlegen?

Mit der Version 17.0704.3 ist die Anlage von Werkstatt-Terminen in 1-wtp auch ohne ein festes Datum möglich. Dazu wurde die neue Funktion „Terminpool“ eingeführt.

Wieso ein Terminpool? Ein Beispielszenario:
Ein Kunde hat Reparaturen an seinem Fahrzeug, für die noch Ersatzteile bestellt werden müssen. Das Datum der Lieferung ist noch nicht bekannt. Sobald die Ersatzteile geliefert wurden, soll mit dem Kunden ein Werkstatt-Termin vereinbart werden. Der Termin wird also zunächst in den Terminpool gelegt und erst nach Terminvereinbarung mit dem Kunden auf ein festes Datum gesetzt. Ein weiteres Anwendungsgebiet für Pool-Termine können interne Arbeiten sein.

Anlage eines Pool-Termins
In der Tagesansicht steht zusätzlich zu den Uhrzeiten der Eintrag „Terminpool“ zur Verfügung:

Hier können Termine wie zu jeder anderen Uhrzeit auch eingetragen werden. Diese Termine sind anschließend in der Tagesansicht nicht sichtbar. Da der Termin keinem bestimmten Datum zugeordnet wurde ist unerheblich, welchen Tag Sie zur Terminanlage nutzen.

Legen Sie den Termin regulär an und tragen Sie als Abholdatum ggf. das Datum ein, zu dem der Vorgang spätestens abgeschlossen sein muss. Ist die Bestellung von Teilen erforderlich, tragen Sie diese Information in der Lagerinfo ein.

Aufruf des Terminpools
In der Tagesansicht befindet sich im Infoblock (rechts) jetzt der Aufruf „Terminpool“:

Durch Klick auf diesen Aufruf erhalten Sie die Ansicht der Pool-Termine:

Hier sehen Sie sämtliche Termine ohne festes Datum. Durch Klick auf eine Überschrift können Sie nach dieser Überschrift sortieren, über das Feld „Suche“ können Sie nach einem beliebigen Teil des Termins suchen (z. B. Kunde, Eingriff, etc.). Das Feld „Teileinfo“ wird aktiv, sobald Sie eine Lagerinfo eingetragen haben. Das Symbol verändert seine Farbe, wenn durch das Lager ein Status hinterlegt worden ist:

rot: Teileinfo hinterlegt, Teil nicht bestellt
gelb: Teil bestellt, aber nicht vorhanden
grün: Teil ist vorhanden

Durch Klick auf einen Termin gelangen Sie wieder in die Bearbeitung des Termins und können dem Termin ein Datum und eine Uhrzeit zuweisen. Damit ist der Eintrag aus dem Terminpool entfernt.

 

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Kann ich Termine nach bestimmten Eigenschaften Filtern?

Seit der Programmversion 17.07.04.3 ist es möglich, Termine nach bestimmten Eigenschaften tageweise zu filtern. Zum Aufruf der Filteransicht klicken Sie in der Tagesansicht oben links auf das Filter-Symbol:

Sie erhalten die folgende Filteransicht, die Ihnen zunächst sämtliche Werkstatt-Termine des aktuellen Tages zeigt:

Die Bedeutung der einzelnen Aufrufe ist wie folgt:

zu 1.:
Hier wählen Sie einen der Standard-Filter, bzw. einen durch Sie selbst als Vorlage gespeicherten Filter aus.

zu 2.:
In den Einstellungen können Sie Kriterien definieren, nach denen die aktuellen Termine gefiltert werden sollen.

Auf der rechten Seite können Sie Ihre Werkstatt-Termine nach Abteilung, Monteur und Serviceberater filtern. Links können Sie zunächst anhand der innerhalb des Termins gesetzten Haken filtern, unten können Sie den Volltextfilter anhand des Termintextes nutzen. Hier stehen Ihnen sämtliche Volltextfilter zur Verfügung, die zuvor über die Stichwortverwaltung (Punkt 4.) angelegt worden sind. Haken auf der linken und rechten Seite werden jeweils als „ODER“ selektiert, die linke und die rechte Seite zueinander verhalten sich als „UND“-Selektion.
Beispiel: Links werden die Haken „HU“ und „Wartung“ gesetzt. Das Ergebnis zeigt ihnen sowohl sämtliche HU-Termine, wie auch sämtliche Wartungstermine. Wird hingegen links der Haken „Wartung“ gesetzt und rechts der Serviceberater „Kalle Annahme“ gewählt, zeigt Ihnen die Filteransicht nur die Wartungstermine des Serviceberaters Kalle Annahme.

Durch das „+“-Symbol können Sie ein weiteres Kriterium hinzufügen, wie z. B. einen weiteren Monteur, der innerhalb des aktuellen Filters berücksichtigt werden soll.

zu 3.:
Hier legen Sie die angezeigten Spalten und deren Sortierung fest:

Links sehen Sie die verfügbaren Spalten, rechts werden die für die aktuelle Ansicht ausgewählten Spalten angezeigt. Durch Klick auf die Bezeichnung wird eine Spalte hinzugefügt oder abgewählt. Mit den Pfeilen können Sie die Reihenfolge der ausgewählten Spalten beeinflussen.

zu 4.:
Für die unter Punkt 2 anwählbaren Selektionen zur Volltextsuche in Terminen können Sie hier die Stichwörter festlegen:

Zur Anlage einer neuen Stichwortliste klicken Sie auf das „+“-Symbol und vergeben Sie einen Namen. Nach Speicherung steht das Kriterium unter Punkt 2 zur Verfügung.
Beispiel: In diesem Bild wurde der Stichwortkatalog „HU“ angelegt. Als Stichwörter wurden „GTÜ“, „DEKRA“, TUEV“, „TÜV“, „Hauptuntersuchung“ und „HU“ hinzugefügt. Jeder Termin, er mindestens eines dieser Stichworte in seinen Eingriffen enthält, würde durch einen Filter, der das Kriterium „HU“ selektiert, Berücksichtigung finden.

zu 5.:
Hier können Sie die zuvor getätigten Einstellungen unter einem beliebigen Namen abspeichern. Der Filter kann dann an jedem beliebigen Tag ausgewählt werden.

zu 6.:
Mit dem Papierkorb-Symbol können Sie die ausgewählte Filtervorlage löschen.

zu 7.:
Hier können Sie die aktuell angezeigten Werkstatt-Termine ausdrucken. Beachten Sie bitte, dass der Ausdruck bei vielen eingeblendeten Spalten sehr klein ausfallen kann.

zu 8.:
Der Excel-Export übergibt die aktuell angezeigten Termine an Excel, bzw. das aktuell installierte Tabellenkalkulationsprogramm. Es werden sämtliche eingeblendete Spalten in der ausgewählten Reihenfolge übergeben.

Bitte beachten Sie:
Die Anlage der Filter erfolgt je Filiale. Die Funktionalität setzt eine Full-HD-Auflösung voraus.

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Wie erfasse und ändere ich Positionen in einem Termin?

Mit der Version Mai 2017 wurde die Erfassung und Änderung von Terminpositionen im Laufe der regelmäßigen Programmentwicklung neugestaltet. Dadurch ist 1-wtp nun in der Lage, bereits während der Eingabe den Arbeitskatalog liv zu durchsuchen. Die bisherigen 5 Auswahlfelder und die freie Eingabe wurden durch ein neues Feld ersetzt:

Bei der Eingabe einer Position wird der AW-Katalog abgefragt und die Zahl der Ergebnisse werden durch detailliertere Eingabe weiter eingegrenzt:

Sie können entweder eine vorgeschlagene Arbeit mit den Pfeiltasten der Tastatur, bzw. mit der Maus auswählen, oder die Position manuell erfassen. Um eine manuelle Position zu übernehmen, klicken Sie entweder auf die erste Zeile mit Ihrer Eingabe oder drücken Sie einfach ENTER. Haben Sie eine Vorlage aus dem AW-Katalog ausgewählt, wird die Arbeitszeit entsprechend erhöht. Nach Bestätigung der Position wird dies im über der Eingabe liegenden Feld angezeigt:

Möchten Sie eine Position löschen, klicken Sie auf das „X“ hinter der Position. Um eine Position noch einmal zu bearbeiten, klicken Sie diese an und sie wird in die Bearbeitungszeile übernommen. Verfügt Ihr DMS über eine Schnittstelle zur Auftragseröffnung, wird jede Position als separater Eingriff an Ihr DMS übergeben.

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Wie lege ich die Standardschicht für einen Mitarbeiter fest?

In der Mitarbeiterverwaltung können Sie für jeden Mitarbeiter eine Schicht festlegen, die dem Mitarbeiter als Standardschicht zugewiesen wird. Diese Schicht wird immer dann angewendet, wenn über den Zeitstrahl innerhalb des Dienstplans keine andere Schicht oder Abwesenheit vergeben wurde. Die Einstellung können Sie in der Mitarbeiterverwaltung über Service -> Dienstplan -> Mitarbeiter vornehmen.

Variante 1: Definition bei einem neuen Mitarbeiter:

Wählen Sie bei der Anlage eines neuen Mitarbeiters im Feld „Standardschicht“ einfach die Schicht aus. Klicken Sie nach der Befüllung der übrigen Felder auf den Button „neu“.

 

Variante 2: Definition bei einem vorhandenen Mitarbeiter:

Klicken Sie in der Übersicht der aktiven Mitarbeiter auf den Namen des Mitarbeiters, dessen Standardschicht Sie ändern möchten. Wählen Sie innerhalb des Feldes „Schicht“ die gewünschte Standardschicht.

Sie erhalten noch eine Meldung, die Sie auf die Auswirkungen der Schichtänderung hinweist. Möchten Sie die Standardschicht doch nicht ändern, Klicken Sie auf „Abbrechen“, ansonsten Klicken Sie auf „OK.  Zum Abschluss klicken Sie auf „Speichern“.

Die Änderung wird direkt berücksichtigt.

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Wie kann ich eine neue Abwesenheit anlegen?

Seit der Version April/2017 werden die Abwesenheiten in 1-wtp durch den Anwender selbst verwaltet. Automatisch werden durch das System die Abwesenheiten „Urlaub“ und „Krank“ angelegt. Weitere Abwesenheiten wie z. B. Seminar oder Dienstausgleich können Sie wie folgt selbst anlegen:

  1. Klicken Sie unterhalb Ihres Benutzernamens auf „Administration“ und anschließend auf „Schichtverwaltung“.
    Sie erhalten Sie folgende Ansicht:
  2. Klicken Sie auf „+“ und tragen Sie in das folgende Feld einen Namen für die neue Abwesenheit ein. Wählen Sie in der darunter stehenden Auswahl den Punkt „Abwesenheit“. Handelt es sich um eine Form von Urlaub (reduziert Urlaubsanspruch) oder Krankheit, so wählen Sie den entsprechenden Punkt. Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.
  3. Unten links können Sie für die Abwesenheit eine Farbe auswählen, mit der diese u. a. innerhalb des Dienstplans dargestellt wird.
  4. Klicken Sie zum Abschluss auf „Speichern“.
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Wie lege ich eine neue Schicht an?

Seit der Version April/2017 verfügt 1-wtp über eine Schichtverwaltung. Die „Normalschicht“ wird durch das System automatisch angelegt. Weitere Schichten können Sie wie folgt anlegen:

  1. Klicken Sie unterhalb Ihres Benutzernamens auf „Administration“ und anschließend auf „Schichtverwaltung“.
    Sie erhalten Sie folgende Ansicht:
  2. Klicken Sie auf „+“ und tragen Sie in das folgende Feld einen Namen für die neue Schicht ein (z. B. Frühschicht). Klicken Sie anschließend auf „Speichern“.
  3. Tragen Sie für die jeweiligen Tage den Dienstbeginn und das Dienstende ein. Durch Klick auf „neue Pause“ können Sie die Pausenzeiten hinzufügen:

    Die Gesamtzeit (Stunden oder AW) wird automatisch errechnet. Nach Hinterlegung der Von- Bis-Zeiten kann dieser Wert jedoch manuell überschrieben werden.
  4. Unten links können Sie für die Schicht eine Farbe auswählen, mit der diese u. a. innerhalb des Dienstplans dargestellt wird.
  5. Klicken Sie zum Abschluss auf „Speichern“.

 

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Bei der Anmeldung erhalte ich die Meldung, dass die Verbindung nicht sicher sei

Mit der Version 52.0 wurde innerhalb des Browsers Mozilla Firefox eine automatische Prüfung der Verschlüsselung einer Seite eingeführt. Ist diese Verschlüsselung nicht gegeben, erscheint eine entsprechende Meldung. Benutzer und Kennwörter werden nicht mehr gespeichert:

Diese Prüfung soll bei der Navigation auf Internetseiten zusätzliche Sicherheit bringen. 1-wtp ist eine vollständig lokal laufende Anwendung, sodass eine Verschlüsselung nicht erforderlich ist. Sie können in Firefox die Prüfung deaktivieren, sodass die Anmeldung wieder ohne entsprechende Anzeige möglich ist. Da diese Einstellung jedoch auch auf externe Internetseiten angewendet wird, empfehlen wir Ihnen, die Einstellungen nicht anzupassen.

Sind Sie sich des Risikos bewusst und möchten die Einstellungen dennoch vornehmen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Geben Sie in die Adresszeile Ihres Firefox-Browsers „about:config“ ein und drücken Sie ENTER

2. Klicken Sie in der folgenden Ansicht auf „Ich bin mir der Gefahren bewusst!“

3. Ändern Sie den Eintrag „security.insecure_field_warning.contextual.enabled“ durch einen Doppelklick von „true“ auf „false“

 

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Kann ich die Zahl der Dialog-Annahmen verwalten?

In 1-wtp können Sie als Ressource die Zahl der Dialog-Bühnen hinterlegen. In der Tagesansicht können Sie sich so nur die Termine anzeigen lassen, an denen eine Dialogannahme möglich ist. Der Ablauf ist wie folgt:

Konfiguration:

Klicken Sie im Menü unterhalb Ihres Benutzernamens auf „Administration“ und anschließend auf „Dialoannahmeverwaltung“. Sie erhalten die folgende Ansicht:

Folgende Einstellungen stehen zur Verfügung:

  1. Um die Verwltung der Dialog-Bühnen nutzen zu können, setzen Sie den Haken „Verwaltung von Dialogannahmen aktivieren“.
  2. Tragen Sie in das Feld „Anzahl an verfügbaren Dialogannahmen je Zeitslot“ die Zahl Ihrer Dialogannahmebühnen ein.
  3. Durch Klich auf „+“ können Sie definieren, wenn zu bestimmten Zeiten weniger Dialog-Bühnen zur Verfügung stehen. Die eingetragene Zahl wird für den ausgewählten Zeitraum von der Gesamtzahl der Bühnen abgezogen.
    (Beispiel: An einem bestimmten Zeitraum steht aufgrund einer Reparatur nur eine Dialog-Bühne zur Verfügung.)

Darstellung in der Tagesansicht:

In der Tagesansicht können Sie nun den Haken „Zeige nur Dialogannahmen an“ setzen. Wird dieser Haken gesetzt, sind die Symbole zur Terminanlage (Lupe und manueller Termin) nur noch für Termine sichtbar, an denen eine Dialog-Annahme möglich ist. Ausschlaggebend für die Wertung als Dialogannahme ist der entsprechende Haken innerhalb des Termins.

 

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Wie verwalte ich die AW-Vorlagen?

Die in einem Termin vorgeschlagenen Arbeiten können Sie anpassen, bzw. neue Positionen anlegen. Klicken Sie dazu unterhalb Ihres Benutzernamens auf „Administration“ und dann auf  „AW-Tabelle bearbeiten“. Sie erhalten diese Ansicht:

aw1

Zur Änderung einer Position klicken Sie einfach in die entsprechende Zeile und ändern den Wert ab. Möchten Sie eine Zeile löschen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol am Ende der Zeile. Durch Eingabe eines Schlagwortes oder Wortteiles in das Feld „Suchen“ durchsuchen Sie den AW-Katalog nach Arbeitswerten mit diesem Text.

Möchten Sie einen neuen Arbeitswertanlegen, klicken Sie auf das „+“-Symbol und Sie erhalten eine leere Zeile. Nach Abschluss der Bearbeitung wird die neu erfasste Position autom. alphabetisch einsortiert. Sind alle Änderungen vorgenommen, klicken Sie auf „Spiechern“.

Ist der Haken „Terminplanung in Stunden statt AW führen“ getzt, arbeitet die komplette Zeitverwaltung von 1-wtp in Form von Industriestunden (Beilspiel: 1 1/2 Stunden = 1,5 Stunden). Ist der Haken nich gesetzt, erfolgt die Zeitverwaltung in AW (10AW = 1 Stunde). Sämtliche bereits erfassten Werkstatt-Termine werden bei einer Änderung dieser Einstellung autom. umgerechnet.

Zur Besseren Sortierung werden die Arbeitswerte einer AW-Gruppe zugeordnet. Durch Klick auf die Registerkarte „AW-Gruppen“ erhalten Sie diese Ansicht:

aw2

Zur Änderung einer AW-Gruppe klicken Sie in die entsprechende Zeile und passen den Inhalt an. Möchten Sie eine AW-Gruppe löschen, klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol, die Neuanlage erfolgt über das „+“-Symbol.

ACHTUNG:
Prüfen Sie bei Änderungen, ob die AW-Gruppe bereits Arbeitswerten zugrordnet ist. Bennen Sie z. B. die AW-Gruppe „Abgasanlage“ in „Räder“ um, wird diese Änderung auch in den Arbeitswerten aktiv, was u. U. zu sinnhaft falschen Zuordnungen führen kann.

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